Mentoroinnin järjestämisen ABC – suuntaviivat mentorointiin
MESH-hanke on järjestänyt Turussa kahdeksan mentorointiohjelmaa vuosina 2019–2021, jossa on testattu erilaisia tapoja järjestää työuramentorointia kansainvälisille osaajille. Yhtenä hankkeen tavoitteena olikin kehittää mentoroinnille struktuuri, jolla on mahdollista toteuttaa mentorointia mahdollisimman resurssiviisaasti, mutta niin ettei tavoitteet kärsi. Monenlaista on siis kokeiltu, monesta on opittu ja nyt haluamme koota yhteen tärkeimmät opit mentorointia järjestäville/järjestämistä harkitseville. Tarkemmin mentoroinnin järjestämiseen vaihe vaiheelta voi tutustua täältä.
Kriteeri 1: Perehdytyksellä alkuun
Mistä mentorointiohjelma lähtee liikkeelle? Siitä, että pysähdytään miettimään, minkä äärelle ollaan säntäämässä. Perehdytys on mentorointiohjelman kulmakiviä, jotta sekä mentori että aktori ymmärtää oman roolinsa, mentoroinnin luonteen sekä tutustuu muihin samaan aikaan aloittaviin. Perehdytys voi innostaa, sitouttaa ja kirkastaa.
Perehdytyksiä on monenlaisia. Erilaiset perehdytykset vastaavat eri tarpeisiin. Faktapohjainen perehdytys tarjoaa riittävät tiedot mentoroinnin aloittamiseen. Keskusteluvetoiset perehdytykset taas inspiroivat, luovat kontakteja ja me-henkeä sekä tukevat dialogista ja reflektoivaa starttia mentoroinnille. Toiminnalliset perehdytykset taas tuovat mentoroinnin konkreettiselle tasolle ja antavat ensimmäiset maistiaiset siitä, mitä on luvassa. Näiden sekoitus on varmasti se paras vaihtoehto. Joka tapauksessa perehdytyksen tulee vähintään tarjota katsaus siihen, mitä mentorointi on, mitä mentoroinnilta voi odottaa, mitkä ovat mentorin ja aktorin roolit sekä mitä seuraavaksi tapahtuu.
Kriteeri 2: Huolellinen parien muodostus vie pitkälle
Mentorointi pohjautuu mentorin ja aktorin väliselle suhteelle. Ilman näiden välistä suhdetta ei ole mentorointia. Siksi mikään ei ole niin tärkeää kuin huolella mietityt parit. Toisaalta mikään ei ole niin haastavaa. Millaiset ihmiset sopivat yhteen? Millainen mentori voi tukea juuri tätä henkilöä eteenpäin? Millaisen aktorin kanssa mentori voi kukoistaa? Isoja kysymyksiä järjestäjälle mietittäväksi.
Parin muodostus vaatii pelisilmää, joka harjaantuu kokemuksen karttuessa. Yleisenä ohjenuorana olemme muodostaneet parit ammatillisen sopivuuden sekä yhteisen kielen pohjalta. Ammatillinen sopivuus on lavea käsite, joka kattaa sen, että pari voidaan muodostaa koulutustaustan, työkokemuksen tai ammatillisten kiinnostuksenkohteiden perusteella. Toisaalta myös aktorin tarpeet ja mentorin toiveet otetaan huomioon, sillä joskus myös toisen alan osaaja voi pystyä tarjoamaan juuri sitä, mitä aktori tarvitsee. Tai toisaalta joskus alalla ei ole väliä, vaan sillä että mentori pystyy valamaan uskoa ja luottamusta tulevaan.
Olemme haastatelleet jokaisen aktorin, joka on hakenut mukaan mentorointiohjelmiimme. Ja tämä on ollut avainasemassa niin sitoutumisen kuin toimivan parin muodostuksen kannaltakin. Tapaamisella saadaan paljon lisätietoa aktorin taustasta ja tarpeista, jotka eivät välttämättä nouse esiin hakemuslomakkeessa. Myös mentoreiden kanssa on käyty keskustelua sähköpostitse paria muodostettaessa, jotta mentori pystyy myös itse vaikuttamaan ja harkitsemaan, kokeeko voivansa auttaa alustavasti hänelle valittua aktoria.
Kriteeri 3: Pituudella on väliä!
Olemme kokeilleet eri pituisia mentorointiohjelmia. Aluksi nopeita ja intensiivisiä kolmen kuukauden ohjelmia ja myöhemmin noin puolen vuoden paketteja. Mentorin ja aktorin suhteen kehittyminen ottaa aikansa niin kuin jok’ikinen ihmissuhde. Tästä syystä puolen vuoden ohjelmat ovat toimineet paremmin kuin kolmen kuukauden ohjelmat.
Puolessa vuodessa mentori ja aktori ehtivät rakentaa luottamuksen ja ottaa askelia kohti isompia tavoitteita. Työuramentoroinnissa on usein kyse isoista asioista, työnhausta, verkostoitumisesta ja oman osaamisen tunnistamisesta, joka ei tapahdu sormia napsauttamalla. Suuret pohdinnat vaativat aikaa, tilaa ja useampia keskusteluita ennen kuin konkretisoituvat tavoitteiksi ja tavoitteet teoiksi.
Kriteeri 4: Pelisäännöt ja tavoitteet näkyviin heti aluksi
Kuten sanottua ohjelman pituudella on väliä, mutta konkreettisten tavoitteiden asettaminen mentoroinnille on lähtökohta, joka mahdollistaa keskusteluiden käynnistymisen parin välillä. Toisaalta mentoroinnille on myös sovittava pelisäännöt, jotta mentori ja aktori lähtevät liikkeelle yhteneväisin ajatuksin ja toimintatavoin.
Tavoitteiden asettaminen voi kuitenkin olla vaikeaa. Oma pari on vielä vieras eikä välttämättä omat tavoitteetkaan ole niin kirkkaat. Siksi tarvitaan järjestäjä, joka ohjaa, tukee ja neuvoo. Järjestäjän tehtävä on myös kirkastaa mentoroinnin tarkoitus osallistujille, jotta vältytään vääriltä odotuksilta, kuten siltä että mentorin rooli olisi etsiä työpaikka aktorille. Tavoitteiden asettamisen tueksi olemme tarjonneet mentorointipareille mentorointisopimuspohjan, jonka avulla voi lähteä yhdessä määrittelemään pari isompaa tavoitetta toimenpiteineen sekä asettamaan pelisäännöt tapaamisille, luottamuksellisuudelle sekä yhteydenpidolle.
Kriteeri 5: Tukea aina tarjolla
Kuten sanottua mentorointi tapahtuu mentorin ja aktorin välillä, mutta tärkeää on myös mentoroinnin kolmas osapuoli eli järjestäjä. Kun kaikki sujuu hyvin, järjestäjän rooli on pieni. Aina kaikki ei kuitenkaan suju kuin Strömsössä. Tällöin astuu järjestäjä mukaan.
Mentorointiohjelmiimme osallistuneet ovat arvostaneet tukea, jota ovat saaneet meiltä järjestäjiltä. Tukea, kun ei ole tiennyt miten edetä, kun on ollut paineita ja riittämättömyyden tunteita, kun jokin on vähän hiertänyt. Usein solmut lähtevät avautumaan ja epämääräinen ahdistava tunne helpottamaan, kun niistä saa puhua ääneen. Silloin järjestäjä on kuuntelemassa, auttamassa ja neuvomassa. Järjestäjän roolia tuen antajana ei voi väheksyä eikä mentorointiohjelmaa ole ilman järjestäjää.
Kriteeri 6: Riittävää viestintää tutulta ihmiseltä
Mentoroinnin sujuvuutta tukee riittävä, lämminhenkinen ja tiedostava viestintä. Mitä enemmän osallistujille tarjoaa tietoa, sitä paremmin he tietävät, mihin lähtevät mukaan. Aktiivinen viestintä tukee sitoutumista ja innostaa eteenpäin.
Ohjelmissamme yhdeksi onnistumisen avaimeksi on muodostunut yhteyshenkilön pysyvyys. Sama henkilö, joka on yhteydessä osallistujiin aina ensikontaktista viimeiseen lopputapaamiseen. Tuttu ihminen madaltaa kynnystä ottaa yhteyttä solmukohdissa, sitouttaa ohjelmaan ja tuo järjestäjät lähemmäksi osallistujia. Yhteyshenkilön pysyvyys luo selkeyttä ja turvaa ohjelmaan osallistujien näkökulmasta.
Kuka seuraavaksi?
Kuten sanottua, mentorointiohjelmia ei ole ilman järjestäjiä. MESH-hanke on päättymässä vuodenvaihteessa ja tämän myötä me emme pysty jatkamaan mentorointia Turun seudulla. Rohkaisemmekin kaikkia toimijoita kokeilemaan mentoroinnin järjestämistä. MESH on tuottanut paljon hyödyllisiä materiaaleja aina perehdytysdioista, hankalien tilanteiden käsittelyyn ja mentorin ja aktorin välisiin työkaluihin. Kaikkea saa ja kannattaa käyttää! Ja meihin saa ottaa yhteyttä!
Teksti: Janna Peltola, projektityöntekijä, Turun ammattikorkeakoulu
Kuva: ArtHouse Studio / Pexels