Mitä maksaa? - Mentoroinnin hinta lasketaan tunteina
Mitä tämä oikein maksaa? Tämä on usein kysytty kysymys, kun mentorointiohjelman järjestämistä suunnitellaan tai edes harkitaan. Aika on rahaa, myös mentorointia järjestettäessä, sillä kustannukset kertyvät käytetystä ajasta. Yksiselitteistä vastausta on mahdotonta antaa, mutta olemme arvioineet kustannuksia MESH-hankkeen ohjelmia järjestettäessä.
Kustannuksien arviointi on syystä hankalaa. Hinta riippuu mentorointiohjelman toteutuksesta: mitä ja kuinka monelle järjestetään, kuka järjestää ja miten paljon järjestäjällä kokemusta on takana. Pelkistetyn ohjelman tai pienelle ryhmälle järjestettävän mentoroinnin toteuttaminen edellyttää huomattavasti vähemmän aikaa. Ohjelma, jossa on suuri määrä osallistujia, jossa jokaiselle soitetaan kuulumisia ja ohjataan prosessin aikana sekä järjestetään tapaamisia ja valmennuksia on järjestäjälle kalliimpi eli aikaa kuluu enemmän. Lisäksi on aina muuttuvia tekijöitä – hankalia tilanteita, jotka vaativat huomiota.
Ensimmäiset mentorointiohjelmat vievät aina enemmän aikaa. Järjestäjä opettelee, kokeilee, haparoi, onnistuu ja epäonnistuu. Myös muun muassa markkinoinnin, perehdytyksen ja muiden tapaamisten materiaalien tekemisessä kuluu aikaa. Myöhemmin kokemusta karttuu ja sen myötä työ helpottuu ja nopeutuu. Uuden järjestäjän kannattaakin vilkaista MESH-hankkeen luomia ohjeita järjestäjille. Ne tukevat uutta tekijää kohta kohdalta läpi mentorointiohjelman toteuttamisen.
Hyvin valmisteltu, puoliksi tehty
Jotta mentorointiohjelman hintaa pystytään tarkastelemaan edes karkeasti, on määriteltävä, millaisesta ohjelmasta puhutaan. Hinnanmäärittelyssä MESH-hanke on käyttänyt noin kuuden kuukauden mittaisia etäohjelmia kansainvälisille osaajille. Ohjelmien osallistujamäärä on vaihdellut 5–17 parin välillä, mutta yleisin osallistujamäärä on ollut noin kymmenen paria. Mentorointiohjelmaan on kuulunut mentoreiden ja aktoreiden perehdytykset, parien ensitapaamiset, välitapaaminen sekä lopputapaaminen. Lähitoteutukseen verrattuna etäohjelmassa ei ole suuria eroja. Kustannuksien kannalta säästöä voi lähinnä syntyä tilavuokrista ja tarjoiluista sekä aikaa säästyy, kun ei tarvitse liikkua paikasta toiseen eikä järjestellä tiloja tapaamisia varten. Muuten aikaa kuluu kutakuinkin yhtä paljon.
Suurin työ tehdään ennen mentorointiohjelman alkamista. Resursseja on varattava erityisesti suunnitteluun, markkinointiin, osallistujien haastatteluihin, viestintään ja parien muodostamiseen. Voidaan arvioida, että puolet kaikesta ajasta kuluu mentorointiohjelman valmisteluun ja käynnistykseen. Huolellinen valmistelu helpottaa merkittävästi ohjelman läpiviemistä onnistuneesti ilman isompia kommervenkkeja.
Paljonko aikaa sitten tarvitaan?
MESH-hanke on seurannut ajankäyttöä. Karkean arvion mukaan mentorointiohjelman järjestäminen noin kymmenelle parille vie järjestäjältä aikaa noin 75 tuntia, joka jaottuu pitkälle aikavälille, mutta painottuu selkeästi aikaan ennen ohjelman alkua.
Selvästi eniten resurssia, eli noin 20 tuntia, vei parien muodostaminen sillä “hyvien mätsien” löytäminen edellyttää hakemusten läpikäymistä, osallistuvien aktorien haastatteluja ja sopivien mentorien etsimistä. MESH-hankkeessa on mentorit etsitty aktorin tarpeiden mukaan. Viestintään ja markkinointiin kannattaa myös varata aikaa, sillä reipas kymmenen tuntia on kulunut esimerkiksi ohjelman mainostamiseen, kysymyksiin vastaamiseen sekä mentoreiden kontaktointiin.
Lisäksi perehdytys, välitapaaminen ja lopputapaaminen vaativat valmistautumista. Itse tilaisuudet vievät yhteensä noin kymmenen tuntia per tilaisuus sisältäen myös sisällön valmistelun, ilmoittautumisten hallinnan ja viestinnän. Loput mentorointiohjelman pyörittämiseen käytettävästä ajasta menee kuulumisten kyselyyn sekä mahdollisten haasteiden ratkomiseen.
Uusilla järjestäjillä aikaa kuluu todennäköisesti enemmän, mutta joka kerta ohjelma on vähän helpompi ja vähän nopeammin järjestettävissä. Ja mentorointiin vasta tutustuvien ja ensimmäistä ohjelmaa suunnittelevien kannattaa rohkeasti pyytää neuvoja ja apua kokeneemmilta järjestäjiltä – ihmiset ovat todella ystävällisiä ja avuliaita, kun heille antaa mahdollisuuden.
Teksti:
Essi Hillgren, projektipäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu
Janna Peltola, projektityöntekijä, Turun ammattikorkeakoulu
Kuva: Visual Stories || Micheile, Unsplash